A RELAÇÃO ENTRE ORGANIZAÇÃO E EFICIÊNCIA
Imagine que você está em casa e é hora de sair para um jantar, mas você não encontra as suas chaves. Repassa todos os lugares óbvios e, ainda assim, nada. Então você passa a procurar nos lugares improváveis para, 20 minutos depois, descobrir que ela está na gaveta da cozinha por algum motivo que você não faz ideia. Você as encontrou, mas a pessoa com a qual você vai jantar já deve estar sentada, sozinha, no restaurante te esperando.
Agora pense se, ao invés das chaves, essa situação ocorresse com um documento na sua empresa e que o compromisso é uma reunião importante com o seu cliente. Qual imagem você passaria se chegasse 20 minutos atrasado porque não está encontrando um documento importante?
Quando falamos de organização nas empresas, estamos falando diretamente de eficiência. Quando cada documento ou ferramenta tem um lugar específico, é muito mais rápido e fácil acessar o que se precisa para executar o serviço. Ambientes de trabalho desorganizados só atrasam a rotina e passam uma imagem de descaso com as informações do cliente e falta de profissionalismo.
Em um ambiente corporativo, onde várias pessoas podem acessar documentos e ferramentas, ter espaços determinados é essencial para que as coisas sejam encontradas quando são necessárias. Nestes casos, a organização não só economiza tempo, como dinheiro. Quando precisamos de algo "para agora" e não encontramos, a tendência é comprar outro para resolver a questão na hora. Com isso, há o desperdício de recurso na aquisição de uma ferramenta que já tínhamos.
Se falarmos em organização digital, a situação fica ainda mais complicada. Ter um método assertivo para arquivar documentos e nomear arquivos faz toda a diferença. Esses processos devem ser padronizados para que o colaborador não passe horas procurando um arquivo e tenha que refazê-lo por, simplesmente, não saber onde ele foi salvo.
Há algumas ações básicas que você pode fazer para manter a organização da sua empresa:
Determine um lugar para cada coisa. Aquilo que não tem espaço definido, pode ficar em qualquer lugar e isso causa desorganização.
Crie uma metodologia de nomeação para pastas e arquivos na rede da sua empresa.
Torne as pessoas responsáveis por ferramentas de valor aquisitivo mais elevado, pois assim elas irão cuidar melhor daquilo que está sob sua tutela.
Use e abuse de organizadores, sejam eles caixas ou pastas.
Entenda qual o melhor método de arquivo para a sua empresa e coloque em prática. Pode ser por ordem alfabética, numérica, sistema de cores e afins, mas o importante é que todos conheçam e saibam usar.
Ficou interessado em otimizar os processos da sua empresa através da organização, mas não sabe como fazer ou está sem tempo para se dedicar a essa demanda? Estou aqui para te ajudar. Vamos juntos?